Polityka prywatności — E-Świąteczna Kartka

Serwis: https://eswiatecznakartka.vextis.pl/
Obowiązuje od: 24 października 2026 r.
Wersja: zasady retencji E-Świątecznej Kartki

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest [FIRMA — pełna nazwa, adres siedziby i kontaktowy adres e-mail], prowadząca serwis E-Świąteczna Kartka. Kontakt w sprawach danych osobowych jest możliwy przez adres e-mail wskazany przy danych Firmy.

Inspektor ochrony danych, jeżeli został wyznaczony: [IOD — imię i nazwisko oraz e-mail albo „nie wyznaczono”]. Jeżeli IOD nie został wyznaczony, sprawy ochrony danych obsługuje Administrator.

2. Jakie dane zbieramy i po co

• Tworzenie kartek: podpis nadawcy, treść życzeń, ustawienia projektu, imię i adres e-mail odbiorcy, daty wysyłki i ważności, opcjonalnie zdjęcia (przy dostępnym GD zdjęcia są przeskalowywane i reenkodowane bez metadanych EXIF) oraz wiadomość-niespodzianka. Dane są niezbędne do utworzenia, udostępnienia i wysłania kartki (art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec zamawiającego usługę).
• Odbiorca kartki: adres e-mail i ewentualne imię pozyskujemy od nadawcy. Jednorazowo wysyłamy odnośnik do kartki, realizując prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze indywidualnych życzeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z prawem sprzeciwu). Nie tworzymy z adresów list marketingowych.
• Księga gości: imię lub pseudonim, reakcja, opcjonalny komentarz i data dodania; nowe wpisy wymagają zatwierdzenia. Dane służą obsłudze odpowiedzi i moderacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Ochrona przed nadużyciami: pseudonimowe skróty HMAC adresów IP służą do godzinowych limitów i ochrony przed spamem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Moje kartki: lista odnośników jest dostępna jedynie w bieżącej sesji przeglądarki, bez tworzenia dodatkowego konta. Sesja może wygasnąć lub zostać usunięta przez użytkownika.
• Działanie serwisu: techniczny identyfikator sesji PHP, liczniki odwiedzin kartek, dziennik operacji administracyjnych i statusy wysyłki SMTP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Obowiązki prawne i roszczenia: odpowiednie dane mogą zostać zachowane dłużej, jeśli wymaga tego konkretny obowiązek prawny albo niezbędna jest ochrona przed rzeczywistym roszczeniem (art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO); takie przypadki oceniamy indywidualnie.

Prosimy nie przesyłać danych wrażliwych, danych nieletnich bez odpowiedniej podstawy ani zdjęć osób bez prawa do ich udostępnienia.

3. Kto widzi kartkę

Osoby posiadające poprawny link lub kod QR mogą otworzyć kartkę, zobaczyć podpis nadawcy, życzenia, zdjęcia i zatwierdzone komentarze. Link może zostać przekazany dalej. Adresy e-mail odbiorców nie są publicznie wyświetlane. Udostępnianie kartki przez komunikator jest decyzją użytkownika.

4. Dostawcy usług

• ct8.pl — infrastruktura hostingowa, serwer i zaplecze techniczne witryny.
• Google — usługi pocztowe, jeżeli konfiguracja SMTP wykorzystuje Google, oraz inne usługi Google wyłącznie wtedy, gdy zostaną rzeczywiście włączone.
• Uprawnieni pracownicy/współpracownicy Administratora oraz organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy.

Administrator zapewnia zawarcie odpowiednich umów powierzenia z dostawcami, jeżeli działają oni jako podmioty przetwarzające.

Kod QR oraz lokalny eksport obrazu są generowane bezpośrednio w przeglądarce. Zapis PDF korzysta z funkcji wydruku przeglądarki. Przy świadomym otwarciu komunikatora lub korzystaniu z usługi Google mogą mieć zastosowanie odrębne zasady tej usługi.

5. Lokalizacja danych i przekazywanie poza EOG

Celem Administratora jest korzystanie z infrastruktury zlokalizowanej w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG) i niedokonywanie niepotrzebnych transferów danych poza EOG. Lokalizacja samego serwera nie jest jednak wystarczającą gwarancją braku przekazywania danych poza EOG.

Ważne: usługi Google mogą wiązać się z dostępem, wsparciem technicznym, podwykonawcami lub przetwarzaniem poza EOG, nawet gdy niektóre dane są przechowywane w regionie europejskim. Administrator musi zweryfikować odpowiedni produkt Google, umowę przetwarzania, ustawienia regionu danych i zakres transferów. Dopóki weryfikacja nie zostanie zakończona, nie można zapewnić, że żadne dane nie są przekazywane poza EOG. Gdy występują transfery podlegające rozdziałowi V RODO, stosowane muszą być właściwe podstawy i zabezpieczenia, o których można uzyskać informacje od Administratora. Jeżeli warunek braku transferów poza EOG jest bezwzględny, usługi powodujące takie transfery należy wyłączyć lub zastąpić.

Prywatne albumy i kontrola przed wysyłką (v13)

Po świadomym wybraniu „Zapisz w prywatnym albumie” tworzymy losowy, poufny link do kolekcji. W bazie przechowywany jest wyłącznie skrót tokenu albumu oraz identyfikatory kartek. Album wygasa najpóźniej po 30 dniach i jest usuwany przez codzienne czyszczenie. Usunięcie albo wygaśnięcie kartki nie zostaje cofnięte przez album. Każda osoba posiadająca prywatny link może obejrzeć aktywne kartki w albumie; użytkownik może usunąć album z urządzenia, na którym go utworzył. Nie jest wymagane konto.

Ustawienie trybu spokojnego jest zapisywane lokalnie w przeglądarce. Kontrola jakości projektu i edycja kompozycji działają na urządzeniu, bez wysyłania tekstów do nowego zewnętrznego dostawcy.

6. Ustalone okresy przechowywania

Kategoria danych	Maksymalny okres i sposób usunięcia
Aktywne kartki, życzenia, podpisy, e-maile odbiorców, zdjęcia i niespodzianki	7, 30 lub 90 dni od planowanej daty wysyłki (wybór nadawcy, domyślnie 30 dni); planowanie wysyłki możliwe maksymalnie 30 dni naprzód.
Wygasłe kartki, zdjęcia i komentarze	Kartka staje się niedostępna po wygaśnięciu, a dane są usuwane po upływie kolejnych 7 dni, podczas najbliższego dziennego czyszczenia.
Kartki usunięte przez użytkownika lub administratora	Natychmiastowe wyłączenie widoku, trwałe skasowanie z kosza po 7 dniach, podczas najbliższego dziennego czyszczenia.
Wpisy księgi gości (zatwierdzone i odrzucone)	Do czasu trwałego skasowania powiązanej kartki. Skrót IP wpisu usuwamy po 48 godzinach.
Techniczne dane limitów antyspamowych	Maksymalnie 48 godzin.
Dziennik działań administratorów	90 dni.
Konto administratora (login, e-mail, hasło w postaci skrótu, 2FA)	Przez okres uprawnienia do zarządzania serwisem; po odebraniu uprawnień konto jest usuwane przez administratora.
Zadania SMTP i ich statusy	Do 30 dni od akceptacji przez SMTP albo, dla zadań nieudanych/anulowanych, 30 dni od utworzenia; nie dłużej niż do usunięcia kartki. Przyjęcie e-maila przez SMTP nie oznacza doręczenia.
Liczniki odwiedzin konkretnej kartki	Do trwałego usunięcia tej kartki. Nie identyfikują unikalnych odwiedzających.
Lokalny szkic twórcy w przeglądarce	Do 30 dni od zapisu, po czym jest usuwany przy następnej wizycie/odczycie; można go wcześniej usunąć przez wyczyszczenie danych witryny.
Niezbędne cookie PHP	Do zakończenia sesji przeglądarki (po stronie serwera czas może zależeć od konfiguracji sesji PHP/hostingu).
Logi HTTP na hostingu ct8.pl	Docelowo 14 dni, do potwierdzenia i skonfigurowania zgodnie z możliwościami dostawcy hostingu.
Kopie zapasowe bazy i zdjęć	14 dni dla lokalnych archiwów tworzonych skryptem scripts/backup.sh (przy regularnym uruchamianiu). Kopie utrzymywane niezależnie przez ct8.pl lub Google wymagają odrębnej konfiguracji. Odtwarzanie kopii nie może przywracać danych, których retencja minęła.

Usuwanie z bazy odbywa się automatycznie przez codzienne zadanie konserwacyjne. Harmonogram CRON musi być włączony. Jeśli jest wyłączony lub wystąpi awaria, administrator niezwłocznie uruchamia czyszczenie i usuwa zaległe dane. Niezależne kopie, logi i konto pocztowe Google nie są czyszczone przez samą aplikację i wymagają osobnej konfiguracji.

7. Cookies, localStorage i statystyki

Witryna używa niezbędnego sesyjnego cookie PHP do obsługi sesji, ochrony formularzy i logowania. Dozwolone jest ono bez zgody na niezbędne przechowywanie, przy zachowaniu obowiązku informacyjnego. Po świadomym kliknięciu „Zapisz szkic” w przeglądarce zapisywany jest szkic ecard_draft_v8 (bez e-maili i zdjęć). Własne statystyki to zagregowane wyświetlenia kartki; nie używamy Google Analytics ani własnych ciasteczek reklamowych. Jeśli pojawią się dodatkowe technologie analityczne lub marketingowe, zostaną ocenione pod kątem zgody i opisane przed wdrożeniem.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach RODO możesz żądać dostępu, poprawienia, usunięcia, ograniczenia lub — gdy ma zastosowanie — przeniesienia danych, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeśli podstawą konkretnego działania jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Żądania i pytania kieruj do Administratora na adres e-mail podany w sekcji 1. Odpowiadamy zasadniczo w ciągu miesiąca; w złożonych sprawach termin może być przedłużony zgodnie z RODO.

Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (https://uodo.gov.pl/).

9. Dane odbiorcy pozyskane od nadawcy

Adres i opcjonalne imię odbiorcy podaje nadawca. Informację o przetwarzaniu oraz link do niniejszej polityki przekazujemy odbiorcy w wiadomości o kartce, realizując obowiązek informacyjny przewidziany w art. 14 RODO. Odbiorca może zwrócić się do Administratora z pytaniem o źródło danych oraz skorzystać ze swoich praw.

10. Dobrowolność i podejmowanie decyzji

Wymagany jest podpis nadawcy, treść życzeń i e-mail odbiorcy, jeśli kartka ma zostać wysłana. Pozostałe informacje są dobrowolne. Nie podejmujemy wobec użytkowników zautomatyzowanych decyzji w rozumieniu art. 22 RODO ani nie stosujemy profilowania do celów reklamowych.

11. Aktualizacje

Polityka będzie aktualizowana w razie istotnych zmian usługi, retencji lub dostawców. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie.